李淑安好康分享BLOG

《職場報告聖經：快速完成老闆要的25種商務報告書》
對任何組織而言，職場報告是具挑戰性且使用頻繁的工具，無論你是任職於商業職場、非營利單位，或是教育機構，你都必須將龐大的資訊量組織整理好，用你同事或其他人能夠輕易了解的形式進行報告。你的工作就是將資訊聚焦，並加以整理，你無需擔心報告的語氣、結構、或是基本組成要素，這些就是本書要協助你的部分。
職場報告比商業書信更具挑戰性。報告在本質上就比較複雜而詳細，而且經常必須提出充分理由來說明，例如：解釋公司的預算編列、解釋為何某一建案需要授權給特定承包商等等。報告往往需要文件來佐証，而光是收集資料、決定資料呈現的最佳方式，經常是曠日廢時。不過成功的職場報告的基本要素和結構都大同小異，而且這些要素和結構對你來說可能也不陌生。

職場報告的考量因素
職場報告成功的關鍵在於，你能否以聽眾能理解的方式，將重點明確、言簡意賅地呈現出來。僅僅複製前人的報告，再加上新的數據或資料是行不通的。在你開始動手撰寫報告之前，以下三點是一份卓越報告的基本原則：1.依照目標讀者來撰寫，2.聚焦在你要表達的重點，3.採用實事求是的寫作風格。

1. 依照目標讀者來撰寫
?誰需要這份報告？（列出人名和職銜。）
?對方會期待從你的報告中讀到什麼？是建議？還是鉅細靡遺的分析？或者是詳盡的資料？
?對方在讀完你的報告之後，你期望他們會有什麼樣的回應？是做出特定決策？還是凝聚共識以和公司其他人溝通？
?哪一項資訊是你在報告中想傳達的最重要資訊？

如果你的報告是要呈報給上級長官，或者是職位層級比你更高的其他人，請識時務地將個人經驗和背景知識方面的差異考量進去。別企圖想用什麼效果讓他們留下印象，這可能讓他們針對你所做的報告歸納出自己的結論。只要篤定詳實地進行報告，簡單扼要地表達出你的重點就夠了。然後說明你用以佐證的補充資料。
寫給同事或其他人的報告書，你應該避免出現以上對下的口吻。只要清楚完整的表達即可。如果你要在報告中做出結論，請單純地陳述，不要出現獨斷的命令。如果你是和同儕進行溝通，你可以探討比對其他聽眾來說更為技術性的細節，因為你可以確定你的讀者能了解當前的議題。然而，如果你正在準備一項重大提案，或者要為其他計畫或籌措資金進行專案報告，你就必須身兼行銷人員與新聞主播。在報告完你的佐證資料之後，你還必須說服你的讀者，他們為何應該資助你付出的心血。另一方面，當你向同儕進行報告時，最好是將事實呈現，並作出合理的結論，不要太過於想說服他人。

2. 聚焦在你要表達的重點
就撰寫職場報告而言，所謂加以組織的意思就是指聚焦你的訊息，確認你必須傳達的最重要觀點，並且決定以何種簡報格式來和你的目標受眾進行溝通（例如：圖表、表格）。擬定大綱是個常用的好方法。除此之外，將重要的資訊和呈現內容的方式寫下來，撰寫報告時，這些提醒會讓你掌握正確的方向。
而在聚焦訊息上，大多數忙碌的經理人不愛閱讀長篇大論的介紹，或是超過他們真正需求的過量資訊。緊盯著你的重點，將它寫在報告的開頭，並在結尾處重述一次。務必要鎖定你的訊息，才能吸引讀者的注意力。

3.採用實事求是的寫作風格
你不是在撰寫個人信件，也不是記載備忘錄。你的報告必須兼具個人特色與資訊傳遞功能。要確定你是用事實來支持你的結論，而不是用你的風格。讓事實和觀察為你發聲。同時，確定你清楚地表達了你的觀點。另外，要避免隱含偏見，務必詳細說明你提出的假設，並提供充足的證據支持你的結論；也要避免語焉不詳，每部分都以意思簡潔清楚的句子做開頭，有助於你的讀者確認你想要表達的重要觀點。
在掌握了一份成功的職場報告書的基本原則之後，接著，我們要進一步了解職場報告的組成要素。